tertuasin.ru

Гост р 6.30-2003. Слідувати чи його рекомендацій?

Слідувати рекомендаціям ГОСТ Р 6.30-2003? У справжнього професіонала це питання не викликає сумнівів. Але як обгрунтувати цю необхідність свого керівника? Тим більше що стандарт носить рекомендаційний характер. Аналізуємо обґрунтованість і необхідність застосування стандарту на прикладах складання листів.

Оформлення документів - одна з основних задач, яку вирішують секретарі всіх організацій. Кожен професійний секретар повинен уважно вивчити нормативні акти, що встановлюють правила оформлення управлінської документації, зокрема ГОСТ Р 6.30-2003. Вимоги цього стандарту є рекомендаційними, т. Е. Здійснюваними на основі принципів добровільного застосування.

Керівники багатьох недержавних організацій (комерційних структур) переконані, що вимоги до оформлення документів "діяли тільки в радянські часи" або "поширюються тільки на держструктури, а ми - приватна компанія і застосовувати їх не зобов`язані". Що робити в цій ситуації секретарю?

Дійсно, в процесі роботи у вас, секретарів, виникає закономірне питання: наскільки доцільно дотримання рекомендацій ГОСТу, в якій мірі їх дотримуватися і як обгрунтувати перед керівником цю доцільність? Розглянемо дану проблему на прикладах.

Необхідність проставлення реквізитів - ілюзія або реальність?

Припустимо, ваша організація отримала такий лист.

приклад 1

Гост р 6.30-2003. слідувати його рекомендаціям?

Відео: ГОСТ Р 6.30-2003 Реквізит документа «Текст» - Олена А. Пономарьова

Чи прийме керівник організації цю пропозицію? Найімовірніше, вважатиме його не мають юридичної сили, оскільки:

  • серйозна організація висилає листи-пропозиції на бланку, який дозволяє встановити, що компанія є офіційно зареєстрованою юридичною особою, веде господарську діяльність і має свій офіс;
  • лист повинен підписувати особа, в чию компетенцію входить вирішення даного питання, т. е. повноважне приймати рішення, з листа же не ясно, хто його підписав;
  • невідомо, чи діє до сих пір ця пропозиція, тому що не проставлена дата відправлення листа;
  • лист складено без дотримання правил етикету, автори не спромоглися дізнатися прізвище та повністю вказати посаду адресата, мабуть, вони не поважають своїх клієнтів і, отже, можуть порушити свої зобов`язання;
  • неясно, до кого звертатися за додатковою інформацією, на чиє ім`я писати відповідь, якби фірму зацікавила пропозиція про закупівлю офісних меблів і т. д.

Отже, можна з упевненістю зробити висновок, що подібний лист керівником серйозної організації розглядатися не буде.

Важливо й інше: скільки часу займе у секретаря організації-одержувача з`ясування цих питань? Організація-відправник, найімовірніше, не зможе відповісти ні на жодне з поставлених питань, оскільки про це документі немає ніяких записів (лист не було зареєстровано), отже - він не існує. Порівняємо з іншим листом.

приклад 2

Гост р 6.30-2003. слідувати його рекомендаціям?

  • оформлено на бланку, компанія є офіційно зареєстрованою юридичною особою, веде господарську діяльність і має свій офіс;
  • підписано посадовою особою, повноважним приймати рішення, в чию компетенцію входить і вирішення даного питання;
  • адресовано саме нашої організації;
  • зареєстровано, отже, організація-автор прийняла на себе відповідальність за наслідки використання інформації, це дозволяє посилатися на цей лист в подальшому;
  • доводить повагу до потенційного партнера, т. к. складено дипломатично і ввічливо.

Крім того, відомо, на чиє ім`я писати відповідь ».

Відео: Паспорт РФ - це просто шматок макулатури!

Важливо підкреслити, що цей лист оформлено у суворій відповідності до вимог ГОСТ Р 6.30-2003. Розглянемо доцільність застосування реквізитів (обов`язкових елементів оформлення офіційного документа - листи) докладніше (див. Таблицю).

Таким чином, вимоги нормативних актів, що визначають склад реквізитів організаційно-розпорядчого документа (в нашому прикладі - листи), обумовлені практичною доцільністю застосування.

Розташування реквізитів на бланку

Однак вимоги ГОСТ Р 6.30-2003 визначають не тільки склад реквізитів, а й їх розташування на бланках формату А4, т. К. ГОСТ Р 6.30-2003 включає в себе формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа.

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК - це модель побудови документа, що встановлює область застосування, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити. Конструкційна сітка формуляра-зразка визначає зони розташування реквізитів організаційно-розпорядчої документації (ОРД) ЗОНА ДОКУМЕНТА - то частина площі уніфікованої форми документа встановленого розміру, призначена для заповнення певними реквізитами

Ви вже знаєте, наскільки доцільно застосовувати в документах реквізити. Представлене в останньому прикладі лист, здавалося б, містить всі необхідні реквізити. Але чи можемо ми швидко і правильно витягти з нього інформацію?
Проаналізуємо розташування реквізитів у цьому листі і відповімо собі на запитання: наскільки необхідно розташовувати кожен реквізит документа в відведеної для нього зоні?

приклад 3

Гост р 6.30-2003. слідувати його рекомендаціям?Отже, можливо, що цей документ дозволяє встановити найменування, адреса і телефон офісу організації-учасника, рівень повноважень особи, яка прийняла рішення, прізвище виконавця документа, засоби зв`язку, якими можна скористатися для уточнення відомостей листи і т. Д. Однак чи можна з упевненістю стверджувати, що:

  • коди, що привласнюються при державній реєстрації, належать саме ЗАТ "Прогрес";
  • виконавцем листи є Л.М. Трушина і дзвонити їй слід по телефону 765-43-21;
  • лист підписав саме комерційний директор Є.П. Грачов, а не інша особа, наприклад Л.М. Трушина;
  • лист був зареєстрований, 20.04.2004 - це дата реєстрації, а 01-20 / 527 - реєстраційний номер і т. д.?

Ймовірно, відповідь буде негативною. Адже для того щоб осмислити зафіксовану інформацію (виявити заголовок до тексту, необхідний при реєстрації вхідного документа і передачі його по належності позначку про наявність Програми- довідкові дані організації-учасника і т. Д.), Буде витрачено в два рази більше часу, ніж на аналогічні дії, здійснювані при обробці попереднього листа, всі реквізити якого розташовані відповідно до рекомендацій ГОСТу.

Очевидно, що у такий спосіб можна проаналізувати склад і оформлення та інших реквізитів ОРД: грифів затвердження і погодження, віз узгодження, позначки про завірення копії, відмітки про виконання документа і направлення його до справи, позначки про наявність документа в і т. Д.

***

Таким чином, основними аргументами на користь рекомендацій ГОСТ Р 6.30-2003 є їх обгрунтованість і доцільність, оскільки дотримання встановлених правил дозволяє створювати документи, які мають юридичної силою- сприяє їх оперативному проходженню, обробці, аналізу міститься в них інформації та, в кінцевому підсумку, прийняття якісного управлінського рішення.

У нас в країні існує багаторічна традиція застосування стандартів на ОРД, яка закріпила основні правила оформлення документів, - перші стандарти на ОРД були введені ще в 1972 р Тому правила оформлення документів можуть розглядатися як звичай ділового обороту - сформоване і широко застосовується в якій-небудь області підприємницької діяльності правило поведінки, не передбачене законодавством.

Забезпечити виконання вимог, рекомендованих ГОСТ Р 6.30-2003, в конкретній організації можна в тому випадку, якщо діловодна служба розробить локальний (власний) нормативний акт (положення про документаційне забезпечення управління, інструкцію з діловодства, правила оформлення управлінських документів і т. Д.) , який регламентує стандартні правила оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Доцільно включити в організаційний документ формуляри або уніфіковані форми документів, зразки, приклади і т. Д.

У сучасних організаціях для створення управлінських документів, в тому числі і організаційно-розпорядчих, застосовуються комп`ютерні технології. Тому альбом уніфікованих форм документів (формулярів, зразків) слід мати не лише в традиційному (паперовому) вигляді, але і на електронних носіях інформації у вигляді шаблонів.

Поділися в соціальних мережах:

Схожі
Як скласти інструкцію з техніки безпекиЯк скласти інструкцію з техніки безпеки
Основні вимоги до оформлення дипломної роботиОсновні вимоги до оформлення дипломної роботи
Як написати клопотанняЯк написати клопотання
Як оформити дарчу на власністьЯк оформити дарчу на власність
Office 2003 залишається без підтримкиOffice 2003 залишається без підтримки
Завантажити word 2003 безкоштовно. Опис робочого процесуЗавантажити word 2003 безкоштовно. Опис робочого процесу
Оформлення гаражів в гскОформлення гаражів в гск
Як оформляти документи на підприємствіЯк оформляти документи на підприємстві
Як скласти план рефератуЯк скласти план реферату
Як викликати нотаріуса додомуЯк викликати нотаріуса додому
» » Гост р 6.30-2003. Слідувати чи його рекомендацій?
© 2017 tertuasin.ru